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GTD 时间管理法则

GTD (Getting Things Done )直接翻译为「把事情做完」,本身就很可能让人误解成:你必须做完所有的事情。更贴切的翻译是:「把事情处理完」或者「把事情做好」。by Topbook

GTD 的目的

  • 清空大脑,把大脑从「要做什么」和「怎么做」的混乱当中拯救出来(moving planned tasks and projects out of the mind by recording them externally)。
  • 随时随地都明确地知道,下一步应该做什么(breaking them into actionable work items)。

gtd

GTD 的流程

  • 捕获(Capture):主动让清空大脑,把所有的大小事情都捕获在一起,装进你的收集箱(Inbox)
  • 明晰(Clarify):一件件拎出收集箱当中的事情,每一件都问自己五个问题。
    • 这件事可行动吗?
      • 否:回收箱(Trash)
      • 否:可能清单(Someday / maybe)
      • 否:参考资料(Reference)
    • 能一步搞定吗?
      • 否:项目清单(“Plan project“ task),然后制定计划并细化到执行清单。
    • 2 分钟内可以搞定吗?
      • 是:立刻做
    • 这件事该我做吗?
      • 否:等待清单(”Waiting for“ task),提前跟进并细化到执行清单。
    • 有特定时间吗?
      • 否:执行清单(”@Context” task)
      • 是:在日历中建立日程
  • 组织(Organize)
  • 回顾(Reflect)
    • 从收集箱出去的项目永远不要再放回收集箱。
    • 项目清单中的事项需要你主动将其拆解,步骤,并为其谋划执行方案,把大项目拆解成小步骤,并分解到其他清单当中。
    • 主动确定等待清单是否被完成,回收箱和可能清单中的事项是否有变动(变成可执行或其他)。
    • 日历或提醒事项应用中的提醒是否恰当,是否要流出裕量时间。
  • 执行(Engage)

GTD 的步骤

步骤 捕获 明晰 组织 回顾 执行
事项收集 1️⃣ 全部放进收集箱
每日回顾 3️⃣ 这些事该放进哪个分区? 4️⃣ 放进合适的分区 1️⃣ 收集箱清空了吗
5️⃣ 收集全了吗
6️⃣ 项目清单下一步?在做吗?如何了?
7️⃣ 等待清单下一步?在做吗?如何了?
8️⃣ 可能清单下一步?在做吗?如何了?
2️⃣ 两分钟可执行:Do it!
事项处理 1️⃣ 日历中的事项严格按日期处理
2️⃣ 按重要程度处理执行清单中的事项
每周回顾 1️⃣ 查漏补缺
2️⃣ 主动收集
  • 事项收集:这个步骤是随时随地都在发生的。收集之后,按照 GTD 的原则,如果没有经过明晰、组织等其他步骤,最好是不要开始执行。
  • 每日回顾:把回顾作为每天的第一件或者最后一件事情,进行一次梳理。
    • 项目清单:问自己下一步是什么,并把下一步放进执行清单;如果步骤复杂,你的下一步就是专门写计划、做方案,然后再下一步应该做什么,就你的计划或方案中。
    • 等待清单:不止要写下等待事项,还要明确等待的下一步是什么,主动拿结果。
    • 可能清单:也尽量不要被动地等待它发生的时机,而要自己主动去思考,这件事可行性有多大。把思考这件事,也放进执行清单。
  • 事项处理:提高自己的执行力。
  • 每周回顾:利用检查清单,查漏补缺

GTD 的实践

收集箱(Inbox)

  • 把所有事情,无论大小,统统放进收集箱。
  • 按照明晰(Clarify)法则把事情归类到其他分区

执行清单(”@Context” task)

原则

  • 你不可能完成所有事情
    • 充足的睡眠,健康的身体
    • 不牺牲人际关系和个人幸福感
  • 要事第一(First Things First):尽可能做离你目标更近的事情

做法

  • 一次只处理一件事情:执行清单都是可以一步搞定的事情
  • 规划好时间
    • 做好时间预估
    • 为特别事件预留时间:每天预留半个钟消灭执行清单的其他事情
    • 使用 番茄钟 提高效率:例如 Forest 或手机自带的计时器
  • 打破负罪感幻觉:专注于手头的事情
    • 消息可以晚些再回
    • 电话可以晚些再打
    • 决定可以晚些再做

等待清单(”Waiting for“ task)

以「我需要客户 A 的一份合同样本」为例:

  1. 事先告知对方,请在明天下午四点以前(而不是下班),将合同样本发我,好向财务确定拨款事宜,这样对方就能早一点收到钱啦。对方听到跟自己利益相关,自然会比较上心。
  2. 下午上班时(两点)如果还未收到对方发来的合同样本,再次温馨提醒对方,不要忘了四点左右发合同样本哦。

项目清单(“Plan project“ task)

  • 做计划、做方案是每个人的必修课。
  • 同步更新到执行清单。

可能清单(Someday / maybe)

当时机成熟,可能的事情变成可以的时候,你要专门为它做计划,而不是想想就做。

参考资料(Reference)

回收箱(Trash)

  • 客户 B 突然跟你说:因为一些原因,展会临时取消了。
  • 于是,你把这件事扔进回收箱。
  • 但是,回收箱的事情也可能变成可以做的事情,比如客户 B 突然又告诉你说,取消的展会又要开了。

本文整理自:GTD 自我管理、时间管理视频教程| 远离瞎忙迷茫懒癌拖延症| 从零开始,科学地认识和使用GTD 时间管理法则

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